Сегодня основной задачей осуществляемого электронного документооборота является избавление сотрудников компании от бумажной волокиты. При этом сформированная российская система обладает действующей нормативной базой, предназначенной для проведения работы с ЭДО.
Что это такое?
Система документооборота, осуществляемого в электронном формате, используется для организации работы с разными видами важных документов именно в доступном электронном виде. При этом подразумевается хранение, быстрая обработка и последующее движение разных видов документации в процессе ведения бизнеса.
С помощью этого сервиса компании организуют обмен разными электронными документами, которые не нужно распечатывать, более просто получать от контрагентов, невозможно подделывать или перехватывать. Такая документация полностью равносильна бумажным видам с собственноручной поставленной подписью.
Почему ЭДО нужен вашей компании?
Электронный документооборот требуется вашей компании в следующих случаях:
- при важном разговоре со своим партнёром выполняется судорожный поиск необходимого документа на столе;
- нет возможности ответить на вопрос о том, какие письменные поручения выполнены, а какие просрочены;
- есть желание повышения скорости согласования документов и снижения уровня бюрократии;
- наступает усталость от бумажных завалов на рабочем столе;
- постоянно ведется поиск каких-либо документов.
При положительном ответе на большую часть этих вопросов компании требуется подключение к системе ЭДО.
Как выбрать и получить ЭДО?
При выборе необходимого оператора для электронного документооборота обязательно учитываются следующие особенности:
- безопасность передачи документов и наличие у оператора соглашения об уровне качества сервиса;
- интегрирование с системой «Честный знак», благодаря которой выполняется передача специальных кодов маркировки;
- функциональность, которая заключается в возможности передачи подготовленных документов, в просмотре файлов прямо в интерфейсе, в настройке доступа для пользователей и в других функциях;
- возможность интеграции с разными учётными системами и настройка роуминга для обмена файлами с клиентами.
Также важным обстоятельством является наличие у оператора демо-доступа для проверки возможностей предлагаемого сервиса.
При получении электронного документа требуется подпись. Для этого выполняется вход в личный кабинет, выбирается необходимый файл в папке «Входящие» и используется КЭП для подписи или запрашивается корректировка при наличии в документе ошибки.